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Live-Event in Berlin: Future Meeting Space

Teilnehmer Experience in der Digitalen Transformation

Im Herbst vergangenen Jahres schloss das German Convention Bureau (GCB) die Phase 2 der Studie zum Future Meeting Space (FMS), durchgeführt in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer IAO und EVVC, ab. Im Immersive Showroom des Brandenburger Tor Museums wurden die Forschungsergebnisse am 7.11.2018 im Rahmen der Berlin Science Week vor 80 Interessierten präsentiert. Organisiert, gestaltet und umgesetzt wurde das Live-Event von der brandherde GmbH, einer Agentur für Livekommunikation aus der Region Frankfurt.

Die Studienreihe Future Meeting Space beschäftigt sich mit der Entwicklung der Veranstaltungsbranche und analysiert, welche Veranstaltungskonzepte in Zukunft wichtig sein werden, welche Anforderungen und Erwartungen die Teilnehmer der Zukunft an eine Veranstaltung haben und welche Formate sich durchsetzen werden.

Die Forschungsphase 1 des FMS entwickelte 6 Szenarien, die Veranstaltungsformate unter den Aspekten Gesellschaft, Didaktik und Methodik, Technologie, Mobilität und Infrastruktur darstellen. In der zweiten Phase wurde das Augenmerk auf die Besucher-Experience gelegt. Untersucht wurden die Anforderungen unter den folgenden Aspekten: Zufriedenheit, Disruption, Wissensvermittlung, Digitalisierung, Netzwerken und Interaktion.

Die Veranstaltung sollte in einem passenden Rahmen stattfinden und die Ergebnisse der Studie widerspiegeln. Um dem Anspruch gerecht zu werden, wurde die Eventagentur brandherde, die langjähriger Partner des GCB ist, hinzugezogen, um das Event gestalterisch, konzeptionell und in der Umsetzung zu begleiten.
Das Event wurde in den Räumlichkeiten des Brandenburger Tor Museums in Berlin ausgerichtet. Der Immersive Showroom mit seiner 270° Panorama Bildschirmfläche funktionierte ideal als Präsentationsfläche der Studie.

Die Agentur brandherde schaffte es die Studienergebnisse, mit besonderem Schwerpunkt der Transformation “analog – digital”, für die Besucher/innen erlebbar zu machen.
Die Gäste kamen im “analogen” Raum an und hatten Zeit für Gespräche. In diesem analogen Raum wurde die Digitalisierung bewusst “ausgeschaltet” und der Gast erlebte analoge Elemente wie z.B. eine Bierdeckel-Umfrage, deren Inhalte später im interaktiven Teil wieder aufgegriffen wurden. Im Anschluss lockte eine Geräuschkulisse die Gäste durch den “Tunnel” in die “digitale Welt”. Durch den inszenierten Ausstellungsraum der Location und einen schmalen Gang traten die Teilnehmer die Reise in die “digitale Welt” an. Sie betraten einen dunklen, von der Projektion eines weißen, pulsierenden Kreises dominierten Raum. Aus dem Kreis startete schließlich der Opener, der die Gefühle und Empfindungen der letzten Jahrzehnte im Hinblick auf Digitalisierung widerspiegelte: Angst, Unruhe und Unsicherheit hin zu Sicherheit, Ruhe und Akzeptanz. So machte der Opener die Transformation emotional erlebbar und entließ die Zuschauer mit einem guten Gefühl in Bezug auf Transformation in die Präsentation.

Die Studie wurde im Wechsel von GCB und dem Fraunhofer Institut vorgestellt, wobei die Präsentation mit der gesamten Breite des Raumes spielte und so die Dynamik und Flexibilität der Präsentierenden aber auch der Teilnehmenden anregte. Die Teilnehmenden hatten die Möglichkeit sich bei Bedarf durch den Raum zu bewegen, um der Präsentation zu “folgen”.

Als digitales, interaktives Tool wurde sli.do verwendet und die Bierdeckel als analoges Tool wieder aufgegriffen.
Am Ende der Präsentation fand eine angeregte Diskussion statt, die in einer anschließenden Kaffeepause mit Brain Food fortgeführt wurde. Gestärkt und angeregt ging es weiter mit einem Workshop unter der Leitung von Falling Walls Programme Manager Felix Rundel. Anhand eines Show Case wurde das zuvor vermittelte Wissen vertieft und an einem praktischen Beispiel getestet.

Um dem Networking-Anspruch, der einen besonderen Stellenwert in der Studie einnimmt, gerecht zu werden, gab es am Ende in gemütlicher Runde noch die Möglichkeit bei einem Glas Wein und Berliner Buffet weiter ins Gespräch zu kommen und sich über die erlebten Inhalte auszutauschen.

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